電子メール（再）入門

2006年01月08日

普段何気なく送っている電子メールにも、マナーがあります。今さら？と思うかもしれませんが、もう一度電子メールのお作法を確認しましょう。

メールのタイトル

電子メールには、タイトル（件名）を必ず付けてください。タイトルはできるだけメールの内容が推測できるものにします。

いいタイトルが思いつかなければ、自分の名前を入れて「○○です」としてもいいでしょう。少なくとも誰からのメールかわかれば、相手は不信感を感じなくて済みます。

タイトルがないと内容が推測できずに不信感がいっぱいです。真っすぐごみ箱行きにされてしまう確率大です。

「こんにちは」というタイトルはダメです！それはタイトルじゃなくて、本文に書いてください。

こんなタイトルの電子メールも、人によっては怪しいメールと疑うかも知れません。結果は同じく、ごみ箱行きの可能性大です。

受け取った電子メールへの返信は、送られたメールを選択または開いた状態で、「返信」ボタンをクリックします。

本文を記入する欄には、あらかじめ元の内容が表示されていますので、その上にあなたからの返信内容を記入します。

こうすれば電子メールのタイトルは「Re:元のメールのタイトル」となりますから、受け取った人は自分が送ったメールに対する返信だとわかります。元のメールの内容は削除せずに、そのまま残しておいて構いません。

特にビジネスメールの場合だと、相手は一日に何十通ものメールをやり取りしているかもしれません。元の内容が残っていれば、どの件で送ったメールだったか、相手にわかりやすくなります。プライベートのメールでは、元の内容は削除しても構わないでしょう。

アウトルックエクスプレスでは、新規に作成する電子メールがホームページと同じ仕組みのHTML形式になっていることがあります。HTML形式のメールは、相手によっては自動的に削除する対象にしていることがあります。

何故かというと、HTML形式のメールではセキュリティに悪影響を与えるようなプログラムが書き込んである可能性があるからです。特にビジネスメールでHTML形式の電子メールはマナー違反です。

余談ですが、企業には求人への応募条件として、電子メールでの応募しか受け付けない条件にしていることがあります。このときにHTMLメール形式でメールを送ってしまうと、採用担当者によっては、「この人は電子メールの基本的なマナーができていない」と取られる可能性もあります。

但し、なにがなんでもテキスト形式じゃないとダメ！というわけじゃありません。親しい人同士の電子メールであれば、花びらがヒラヒラ舞う背景のメールは楽しまれるでしょうし、メールの本文中に画像を貼り付けて送りたいときもあります。

電子メールの基本はテキスト形式で送信しますが、相手がHTMLメールを受け取ることができるとわかっている場合は、HTMLメールにしてもいいでしょう。

文章の書き方って、小学生時代に作文の書き方で習いましたね。基本的には一まとまりの内容を、一つの段落にするという書き方でした。

でもパソコン上では、一つの段落に文字が多いと読みづらい文章になります。電子メールでは本来のお作法はちょっと忘れて、２～３行ごとに空白行を入れたほうが、読みやすい文章になります。

こうしてホームページを作るときも、意図的に一つの段落の文字数が多くならないようにしています。余白が多いほうが、読みやすいでしょう？

電子メールは基本的に文字だけでコミュニケーションしますから、ちょっとした表現が、相手によっては悪い意味に取られることがあります。

自分では悪気があって書いたわけじゃなくても、限られた文字だけを見て判断されるメールでは、文章のニュアンスにも気をつけなければ、思わぬ誤解を招くことになりかねません。

私たちは人と話すとき、相手の表情や声の感じから印象を決めることができますが、電子メールでは笑顔を見せることができません。※顔文字を使うという手もありますが(^^)

メールを送る前にもう一度読み直して、言葉足らずなところはないか、適切じゃない表現を使っていないか、などを確認するようにしてください。

電子メールもコミュニケーションのツールである以上、最終的には送る人の人格が、いいメールかそうでないかを決めるかもしれません。